BAföG

Die Abteilung Studienfinanzierung unterstützt Studierende der TU Chemnitz, der Westsächsischen Hochschule Zwickau und der Dualen Hochschule Sachsen zuverlässig bei der Finanzierung ihres Studiums. Im Mittelpunkt stehen eine individuelle Beratung, die rechtssichere Bearbeitung von Förderanträgen und die kontinuierliche Begleitung während des gesamten Förderzeitraums.

Als bundesweit zuständige Stelle für Auslands‑BAföG in zahlreichen osteuropäischen und mittelasiatischen Ländern ermöglicht das Studentenwerk zudem internationale Studienaufenthalte und stärkt damit die Mobilität der Studierenden.

Die Beratung erfolgt persönlich, telefonisch und digital und deckt auch komplexe Situationen wie Fachrichtungswechsel, Studienverzögerungen, Studieren mit Beeinträchtigung, Schwangerschaft oder Studium mit Kind ab. Durch Informationsangebote an Schulen, Messen und Hochschultagen werden Studieninteressierte frühzeitig über Fördermöglichkeiten informiert. Zusätzlich verantwortet die Abteilung die Studienstarthilfe für Studienanfängerinnen und -anfänger aus einkommensschwachen Haushalten.

Die Antragsbearbeitung umfasst die vollständige Prüfung aller Unterlagen, die Berechnung der Förderhöhe sowie die Erstellung der Bescheide. Die digitale Antragstellung über BAföG‑Digital wurde weiter ausgebaut und verbessert die Bearbeitungsabläufe spürbar. In Härtefällen oder zur Überbrückung bis zur BAföG‑Auszahlung stellt das Studentenwerk kurzfristige Darlehen nach der Sozialleistungsordnung bereit.

Mit der Weiterentwicklung der Berufsakademie Sachsen zur Duale Hochschule Sachsen (DHSN) trat zum 01.01.2025 ein grundlegender Zuständigkeitswechsel in Kraft: Die Bearbeitung aller BAföG‑Anträge der sieben DHSN‑Standorte ging von den kommunalen Ämtern auf die Studentenwerke über. Um eine zersplitterte Zuständigkeitsstruktur zu vermeiden, wurde die Bearbeitung zentral dem Studentenwerk Chemnitz‑Zwickau übertragen.

Bereits 2024 wurde die Sächsische BAföG‑Zuständigkeitsverordnung entsprechend angepasst. Intern fiel die Entscheidung, die Bearbeitung am Standort Zwickau zu bündeln. In enger Abstimmung zwischen den beteiligten Ämtern wurden der Aktenumzug, die technische Umsetzung und die Übernahme der Förderfälle vorbereitet. Die Papierakten wurden in der letzten Arbeitswoche 2024 durch den Fahrdienst der Landesdirektion Sachsen abgeholt und nach Zwickau überführt. In den ersten Januarwochen 2025 erfolgte die elektronische Übernahme der Fälle sowie die Information aller BAföG‑Empfängerinnen und -Empfänger über die neuen Ansprechpartner und Auszahlungsmodalitäten.

Besonders herausfordernd war die Einarbeitung in die für duale Studiengänge typischen Wechsel zwischen Theorie‑ und Praxisphasen und deren förderungsrechtliche Bewertung. Zudem mussten sieben unterschiedliche Formen der Aktenführung vereinheitlicht und in die Systematik des Studentenwerks überführt werden. Mit der erfolgreichen Übernahme der Zuständigkeit wurde ein wichtiger Schritt zur effizienten und landesweit einheitlichen BAföG‑Bearbeitung für die Duale Hochschule Sachsen vollzogen.

Auch 2025 wurde durch den Freistaat Sachsen das Ziel weiterverfolgt, BAföG‑Anträge künftig vollständig digital bearbeiten zu können. Die über BAföG‑Digital eingereichten Unterlagen sollen perspektivisch ohne Ausdruck direkt elektronisch geprüft und beschieden werden. Nachdem 2023 feststand, dass das bisherige Fachverfahren keine vollwertige digitale Aktenführung ermöglichen kann, begann die Planung zur Einführung des Dokumentenmanagementsystems VIS.SAX als papierersetzende E‑Akte für alle sächsischen Studentenwerke.

Die Staatskanzlei koordinierte die zentrale Einführung, beschaffte die erforderlichen Lizenzen und setzte das Projekt gemeinsam mit dem Sächsischen Staatsministerium für Wissenschaft, Kultur und Tourismus (SMWK) um. Der technische Betrieb der BAföG‑E‑Akte wird künftig zentral im Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste (SID) erfolgen. In mehreren Workshops mit Staatskanzlei, SMWK, SID, den Studentenwerken und dem Landesamt für Ausbildungsförderung wurden 2024 und in der ersten Hälfte 2025 die fachlichen Grundlagen erarbeitet: Scanprozesse, Postein‑ und -ausgang, Geschäftsgänge, Übergangsregelungen sowie eine einheitliche Aktenstruktur.

Im weiteren Verlauf stellte sich heraus, dass die für VIS.SAX notwendige Client‑Software nicht unter dem im Studentenwerk eingesetzten Linux‑System lauffähig ist. Daher wurde die Umstellung auf Windows als Voraussetzung für die Einführung beschlossen. Da dieser Prozess zunächst abgeschlossen sein muss, wurde der Start der E‑Akte auf Januar 2027 terminiert.